.jpg)
Har ni börjat fundera och planera inför årets lönekartläggning? För visst genomför ni väl årliga lönekartläggningar? Det är inte bara ett lagkrav utan ett arbete som ger er fantastiskt värdefulla insikter i er lönesättning och i er lönerevisionsprocess.
Här kommer 15 tips och medskick för en lyckad lönekartläggning!
#1: Planering
Lönekartläggningen består av flera processteg så bygg en tidsplan för de olika arbetsmomenten samt kartlägg roller och ansvar under arbetets gång. Vem har exempelvis huvudansvaret för arbetet, vilka kommer vara delaktiga, när ska arbetet vara avslutat och vilka processteg är viktiga att ha uppsatta tidsramar för? Att sätta en bra plan ger tydlighet och trygghet under processen.
#2: Informera om arbetet
Att ni gör en lönekartläggning är ju så bra! Informera därför era medarbetare om att ni ska genomföra arbetet och varför. I samband med det är det också viktigt att förbereda chefer för eventuella uppföljningsfrågor de kan få, som tex hur arbetet går till och vad ni gör om åtgärder behöver tas. Sätt med fördel ihop lite punkter med information som chefer och andra kan ha till hands i kommunikation.
#3: Förankra med nyckelpersoner
Er lönekartläggning kommer gå så mycket bättre om ni ser till att förankra arbetet med VD, ledningsgrupp och chefer. Det innefattar bl.a. att säkerställa att de har kunskap om varför lönekartläggningen ska göras, vad den ska leda fram till och hur arbetet kommer gå till.
#4: Samverka med arbetstagarna
Precis som med förankring hos ledning är ett gott samarbete med fackliga representanter en viktig framgångsfaktor i arbetet med lönekartläggningar. Diskrimineringslagen kräver att arbetsgivare samverkar med arbetstagarrepresentanter på ett sätt som leder till en meningsfull samverkan. Hur det konkret ska se ut finns inte detaljerat i lagen men att informera och bjuda in till ett engagemang är ett bra första steg och sedan se till att ha en regelbunden kommunikation under arbetets gång samt återkoppla och informera när arbetet är klart.
#5: Analysera praxis och bestämmelser
Samla ihop den dokumentation som finns tillgänglig vad gäller praxis och bestämmelser om löner, förmåner och andra anställningsvillkor. Det kan vara lönepolicy, lönekriterier eller annat. Granska det ni har skrivet och analysera det utifrån ett diskrimineringsperspektiv - kan det finnas risker i hur ni hanterar lön i verksamheten som leder till ojämställda och diskriminerande löner? Förutom dokumenten (om de finns) ska ni också analysera hur lön sätts i praktiken, dvs hur sätter chefer lön vid nyrekryteringar, interna förflyttningar, befordringar mm, och sker det på ett konsekvent och systematiskt sätt? Om ni identifierar risker ska ni också identifiera åtgärder för dessa.
#6: Bygg en faktorplan
Lagen kräver att man analyserar löner i likvärdiga, såväl som lika, arbeten. Hur vet ni då vilka arbeten som är likvärdiga? Det vill säga, där befattningarna i sig är olika men kraven kan konstateras vara likvärdiga? Jo genom en arbetsvärdering. Och det första steget i en arbetsvärdering är att etablera en faktorplan som innehåller de faktorer ni ska använda för att värdera era befattningar. Enligt lagen ska ni värdera krav inom tre områden: kunskaper & erfarenheter, ansvar och ansträngning. Det är breda kategorier så ni bör bryta ned dessa i mer konkreta och tydliga faktorer. Och kom ihåg att använda faktorer som är tillämpbara och relevanta i er organisation.
Tips! Kolla in faktorplanen i Analys lönelots - den är väl beprövad, helt kostnadsfri och flexibel att justera utifrån er verksamhet.
#7: Sätt ihop er befattningslista
Alla anställda i verksamheten ska ingå i lönekartläggningen med undantag för VD. Ta fram en befattningslista från exempelvis ert lönesystem. Ta en titt på den och ifall ni har väldigt många befattningar, fundera ifall ni kanske kan gruppera några av dem. Har ni exempelvis många olika ingenjörsroller som i grund och botten har liknande krav, kan ni slå ihop dem till en befattning. Eller om ni har flera olika administratörstjänster, kanske de kan slås ihop till en. Det här kan hjälpa organisationer som har väldigt många befattningar men där man innan arbetsvärderingen snabbt kan konstatera att flertal befattningar har liknande krav. Ifall det sedan skulle visa sig att någon/några av dem har högre eller lägre krav, kan du alltid bryta ut dem som en egen befattning under arbetets gång.
#8: Arbetsvärdering
Om arbetsvärdering kan mycket sägas och det här är det kanske mest arbetsintensiva och tidskrävande delen av arbetet. Här kommer mina viktigaste medskick för en lyckad arbetsvärdering:
Vilka ska delta? Det beror på. I de allra flesta fall är det HR-chef/HR BP eller liknande som leder arbetet. Ibland är verksamhetsansvarig eller VD aktiv. Ibland deltar alla chefer, individuellt eller i grupp. Ibland är det en mindre arbetsgrupp med representanter från olika delar av verksamheten. Det viktigaste för en lyckad arbetsvärdering är att de som ska delta har en god kännedom om verksamheten och kan se på den med ett helhetsperspektiv. Det är också bra att hålla gruppen relativt liten för en mer konsekvent och effektiv process.
Ska fackliga vara med? Att bjuda in fackliga eller arbetstagarrepresentanter för delar eller hela värderingen kan vara väldigt positivt. Det leder till en bättre förståelse av processen, ett högre engagemang och ett mer förankrat resultat.
Tänk befattning, inte individ. Det ni ska värdera är befattningarna i sig, inte hur personerna som idag har befattningen presterar. Det här är en vanlig fallgrop och en bra kontrollfråga som man kan ha med sig är: ’Om vi skulle rekrytera för den här rollen idag, vilka krav skulle vi ställa?’
Konsekvens och tempo I arbetsvärderingsmomentet är det lätt hänt att man fastnar i detaljerade diskussioner om varje liten aspekt av befattningarna. Genom att komma ihåg att alla befattningar är viktiga men att ni naturligtvis ställer olika krav på dem, kommer ni framåt i processen. Genomför värderingen på ett systematiskt och konsekvent sätt och med ett visst tempo för att kunna komma vidare till nästa steg, analysen.
#9 Dela in i grupper av likvärdiga befattningar
När ni är klara med arbetsvärderingen är det dags att dela in era befattningar i grupper av likvärdiga befattningar. Det är här ni ska landa i hur befattningar som har likvärdiga krav ska grupperas, för att i nästa steg jämföra deras löner.
Tips! När ni landat i en arbetsvärdering och indelning av likvärdiga grupper är det verkligen en god idé att förankra resultatet. Det kan vara med de som deltagit under delar av eller hela arbetsvärderingen, i samverkan, med ledningsgrupp, chefer och/eller VD.
#10 Lönekartläggning!
Äntligen framme vid själva kartläggningen! I det här steget tar ni fram en lönefil med heltidslön för era anställda (om ni har timanställda ska deras lön omräknas till heltidslön) och tar fram analysunderlaget för lika och likvärdiga arbeten. Diskrimineringslagen kräver att arbetsgivare ska kartlägga och analysera:
Bestämmelser och praxis om löner och andra anställningsvillkor som tillämpas på arbetsplatsen (enligt #5 ovan)
Löneskillnader mellan kvinnor och män som utför lika arbete
Löneskillnader mellan grupper med arbetstagare som utför arbete som är (eller brukar anses vara) kvinnodominerat med en annan grupp med arbetstagare som är att betrakta som likvärdigt med sådant arbete (men som inte är eller brukar anses vara kvinnodominerat).
Och bedöma om dessa skillnader har ett direkt eller indirekt samband med kön.
Du som arbetsgivare ska alltså analysera löneskillnader inom gruppen lika arbete (det vill säga mellan kvinnor och män som utför lika arbete).
Löneskillnader ska också analyseras mellan grupper med arbetstagare som utför kvinnodominerat arbete och grupper med arbetstagare som utför likvärdigt arbete men som inte är eller brukar anses vara kvinnodominerat. Arbetet betraktas som kvinnodominerat när andelen kvinnor överstiger 60 procent.
När du har kartlagt och analyserat löneskillnaderna mellan likvärdiga arbeten ska du också analysera eventuella löneskillnader mellan kvinnodominerade arbeten och arbeten med lägre krav som ändå har högre lönenivå. Du måste sakligt kunna förklara anledningen till att det kvinnodominerade arbetet, trots att det har högre krav, ändå har en lägre lönenivå.
#11: Sakligt eller inte, det är frågan!
Självklart ska det kunna finnas löneskillnader, men ni ska kunna ange sakliga skäl för skillnader mellan kvinnor och män. Det kan tex vara individuell prestation eller marknadsefterfrågan. Att man är en bra löneförhandlare eller kompis med chefen är inte sakliga skäl. Hela löneskillnaden ska också kunna förklaras, oavsett hur stor skillnaden är i kronor.
#12: Åtgärder
Som ett resultat av lönekartläggningen kanske ni måste ta åtgärder och det kan vara olika insatser ni behöver göra, till exempel:
Lönejusteringar. Den vanligaste effekten av lönekartläggningen är att man genom analysen identifierar att lönejusteringar behövs. Enligt Diskrimineringslagen ska de genomföras så snart som möjligt, men senast inom tre år. Det kan tex handla om att öka någons lön eller kanske bromsa någon annans löneutveckling.
Kunskapshöjande insatser. Det här kan vara att ni identifierat ett behov att utbilda era chefer i jämställd och icke diskriminerande lönesättning eller om unconscious bias.
Utveckling av rutiner och processer Genom lönekartläggningen har ni kanske identifierat att ni behöver utforma eller utveckla er lönepolicy, lönekriterier, bedömningsgrunder, rutiner för lönesättning osv.
Alla åtgärder ni identifierar ska dokumenteras där ni redovisar vilka åtgärder ni tar, tidsplanen för att implementera dem samt en kostnadsberäkning.
#13: Dokumentation
Om ni har 10 eller flera anställda, måste ni också sätta ihop en dokumentation av arbetet med lönekartläggningen som innehåller:
Redovisning och utvärdering av hur föregående års planerade åtgärder har genomförts
Redovisning av resultatet av kartläggningen och analysen
Redovisning av vilka lönejusteringar och andra åtgärder som behöver genomföras för att åtgärda löneskillnader som har direkt eller indirekt samband med kön
Beräkning av kostnader och en tidsplanering utifrån målsättningen att de lönejusteringar som behövs ska genomföras så snart som möjligt och senast inom tre år
#14: Arbeta systematiskt, metodiskt och syftesdrivet
Det är lätt att arbetet drar ut på tiden och att man kanske fastnar i olika steg utan att komma framåt. Lön är ju generellt ett ibland känsligt område och det kan ibland leda till att sidospår och diskussioner distraherar och förflyttar fokus från det som ska uppnås. Mitt tips är då att stanna upp och i arbetsgruppen återkoppla till syftet med arbetet och återföra fokus till det. Här har ni också glädje av den planering ni gjort i början av arbetet och återknyta till den för att landa i den metodik och struktur ni etablerat. Behöver ni stöd med hur ni systematiskt kan arbeta, kan ni kontakta mig och också läsa mer på Lönelotsarnas hemsida
#15: Det blir enklare!
Känns det som att arbetet med lönekartläggning är tidskrävande, svårt eller krångligt? Det kan det vara första gången man gör en lönekartläggning, precis som med alla andra processer man inte tidigare genomfört, men nästa gång ni gör det blir det enklare - det lovar jag!
Behöver du stöd med din lönekartläggning är du välkommen att höra av dig!